Selber Rechnungen erstellen leicht gemacht (Inkl. Vorlagen)

Als Selbständiger Rechnungen zu erstellen ist meist lästig. Deshalb wäre es auch legitim, das ab einer gewissen Größenordnung outzusourcen oder Rechnungserstellungsprogramme zu erwerben. Doch wenn man nur wenige Kunden besitzt oder zu Beginn der Selbständigkeit die Fixkosten niedrig halten möchte, macht es durchaus Sinn die Rechnungen erst einmal selbst zu erstellen. Darüber hinaus kann es nie schaden sich in diesem Thema auszukennen.

Was mir bei diesem Artikel auch noch wichtig ist, sind die Besonderheiten, die vor allem Selbständige mit digitalen Geschäftsmodellen wie Blogger zu kämpfen haben, aufzugreifen. Dazu gehört, die Einnahmen vom Amazon Partnerprogramm und von Google Adsense richtig in Rechnung stellen zu können.

Natürlich muss ich auch hier darauf hinweisen, dass ich mit diesem Artikel keine Steuerberatung durchführe und diese auch nicht ersetzen kann und möchte. Die Beispiele sind für deutsche Selbständige gewählt.

Pflichtangaben auf einer Rechnung

Ziemlich gut hat das die IHK-Frankfurt erklärt. Ich stelle die Pflichtangaben, die auf eine Rechnung gehören ein bisschen verkürzter dar.

• Vollständiger Name und Anschrift von deinem Unternehmen und dem Rechnungsempfänger (egal ob Business-Kunde oder Privatperson)
• Deine Steuernummer oder deine Umsatzsteueridentifikationsnummer. Wenn eine USt-Nummer vorhanden ist, würde ich diese bevorzugen oder beides angeben.
• Datum der Rechnungsstellung
• Rechnungsnummer
• Menge und Bezeichnung der ausgelieferten Artikel, bzw. der geleisteten Dienstleistung (zum Beispiel geleistete Stunden, definierter Meilenstein)
• Datum der Leistungserbringung
• Separat ausgezeichnete Steuersätze (zum Beispiel USt.)
• Bei Kleingewerberegelung: Hinweis,  dass keine USt. zu leisten ist (siehe unten)
• Gewährte Rabatte angeben

Rechnungsnummer erstellen

Es gibt bei der Rechnungsnummer eigentlich nur zwei Regeln: Sie muss einmalig sein und es muss gewährleistet werden, dass sie nicht doppelt vergeben werden kann. Wenn man im gleichen Nummernkreis bleibt, sollte sie fortlaufend sein. (Seit 2008 muss die Rechnungsnummer nicht mehr fortlaufend sein. Macht das Leben aber einfacher)

Viele nutzen deshalb zum Beispiel das Jahr und eröffnen jedes Jahr einen neuen Rechnungskreis. Das heißt dann im Jahr 2018 startet die erste Rechnung mit der Rechnungsnummer 2018-0001. Manche machen das sogar täglich.

Ich persönlich habe für jedes Projekt einen eigenen Rechnungskreis. Für Programmierarbeiten zum Beispiel die 300-XXXX, für Werbeeinnahmen die 200-XXXX. Das mach ich fortlaufend und starte nicht jedes Jahr einen neuen Rechnungskreis. Meine schon verwendeten Rechnungsnummern habe ich in einem Google-Spreadsheet vermerkt, damit ich sie nicht doppelt verwende und von überall darauf Zugriff habe. Im Nachhinein muss ich aber sagen, dass die Unterscheidung schwachsinnig ist. Ein Rechnungskreis hätte für meine Zwecke genügt.

Das Wort Rechnungsnummer sollte man nicht zu wörtlich nehmen. Diese kann nämlich auch aus Buchstaben bestehen.

Standardrechnung – Beispiel und Word-Vorlage:

Wie du sehen kannst sind alle oben aufgeführten Anforderungen auf meiner Standardrechnung umgesetzt. Die Rechnung ist jetzt keine grafische Meisterleistung. Das kannst du aber als Entwickler nicht von mir erwarten 🙂

Über die Formulierung nach “Sehr geehrte Damen und Herren,” kann man streiten. Viele setzen den Vermerk des Zahlungsziels gerne ans Ende des Dokuments. Aber auf jeden Fall solltest du ein Zahlungsziel formulieren um später bei Mahnungen und Verzugszinsen bessere Handhabung zu besitzen. Wenn du ganz problematische Kunden hast, bei denen es sich abzeichnet, dass es irgendwann einmal Ärger geben kann, kannst du noch hinzufügen, dass man nach diesen Tagen in Zahlungsverzug ist und ab dann Verzugszinsen fällig werden. Bei normalen Kunden würde ich unnötig scharfe Formulierungen vermeiden.

Wenn man die Rechnung, wie ich, meist nachträglich erstellt, muss das Datum der Leistungserbringung mit angegeben werden. Wenn du die Rechnung allerdings gleich am Tag der Dienstleistung ausstellst oder sie den Artikeln beilegst, langt der Hinweis, dass das Leistungsdatum dem Rechnungsdatum entspricht.

In den Fußbereich kannst du noch beliebige Angaben machen, wie die PayPal-Adresse, wenn du PayPal Zahlungen zulässt. Oder noch einmal deine Anschrift.

Standardrechnung Word-Vorlage Download:

=> Die Rechnungsvorlage für Standardrechnungen kannst du hier herunterladen

Rechnungsbeispiel als Kleinunternehmen

Ich möchte noch einmal daran erinnern, dass die Kleinunternehmerregelung nur entfernt mit dem Umsatz zu tun hat. Sondern eher, ob du dich entschieden hast, Umsatzsteuer abzuführen oder nicht. Die Vor- und Nachteile dieser Entscheidung habe ich im Beitrag Umsatzsteuer ja oder nein näher erläutert.

Hier musst du unbedingt auf der Rechnung vermerken, dass du von der Kleinunternehmerregelung gebraucht machst und deshalb keine Umsatzsteuer ausweist. Eine Formulierung könnte so lauten:

„Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Wichtig ist, dass du dann auch wirklich keine Umsatzsteuer ausweist. Sonst musst du sie auch abführen. Selbst, wenn du gar keine Umsatzsteuer-ID besitzt.

Wie du siehst habe ich die Rechnungsbeträge bei der Rechnung für Kleinunternehmer in Brutto umgerechnet. Manche Kleinunternehmer geben oftmals nur den Nettowert an den Kunden weiter. Da du jedoch bei Einkäufen dir die Vorsteuer nicht vom Finanzamt zurückholen kannst, würdest du jedes Mal 19 % verlieren. Bemerkbar macht sich der Fehlbetrag erst einmal nur bei materiellen Gütern.

Wer unternehmerisch denkt, sieht in seiner Dienstleistung aber auch einen Mehrwert. Außerdem brauchst du für deine Dienstleistungen meist ja auch Werkzeuge, Büroinventar, Server und so weiter, von denen du als Kleinunternehmer auch keine Umsatzsteuer zurückfordern kannst.

Kleinunternehmen Rechnung Word-Vorlage Download:

=> Meine Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer kannst du hier downloaden

Rechnungen für Kleinstbeträge

Der Vollständigkeit halber möchte ich anmerken, dass man für einen Rechnungsbetrag unter 250,00 € (inklusive Umsatzsteuer) nicht so viel beachten muss, wie oben aufgeführt. Jedoch finde ich es schwachsinnig, hier Unterscheidungen vorzunehmen. Man möchte seine Arbeitsverfahren ja so weit es geht standardisieren. Wer trotzdem mehr Infos zur Kleinbetragsrechnungen möchte, ist auf Wikipedia sehr gut aufgehoben. Die Vergleichstabelle ist sehr anschaulich.

Auslandsrechnungen (EU) im B2B – Bereich

Im Business to Business Bereich sind Rechnungen eigentlich sehr angenehm zu handhaben. Dank dem Reverse-Charge-Verfahren ist jeder Unternehmer dafür verantwortlich, dass die anfallende Umsatzsteuer von ihm selbst in seinem Heimatland abgeführt wird.

In der Regel bedeutet das ein Nullsummenspiel. Man muss es nur in einem anderen Feld in der Umsatzsteuer-Voranmeldung angeben.

Beim Reverse-Charge-Verfahren sind jedoch noch ein paar Besonderheiten zu beachten.

• Der Rechnungsempfänger muss in einem Land sitzen, das an dem Verfahren teilnimmt.
• Du darfst keine Umsatzsteuer auszeichnen, der Rechnungsbetrag ist demzufolge netto.
• Wenn das Reverse-Charge-Verfahren nicht möglich ist, musst du die Rechnung mit dem Umsatzsteuersatz des Landes in dem der Rechnungsempfänger sitzt auszeichnen. Viele Länder die nicht an dem Verfahren teilnehmen haben ähnliche Regelungen. Allerdings solltest du dich hier explizit bei deiner Handelskammer oder deinem Steuerberater erkundigen.
• Du musst dir sicher sein und notfalls auch nachweisen können, dass der Rechnungsempfänger ein Unternehmen bzw. eine juristische Person ist. Das kann man zum Beispiel mit dem MwSt-Nummer Tool der EU machen. Dies zeigt an, ob das Unternehmen eine gültige Umsatzsteuer-ID besitzt. Diese Überprüfung solltest du zu jeder Rechnung durchführen und das Ergebnis speichern. Für die Schweiz gibt es ein ähnliches Tool.
• Auf der Rechnung muss die Umsatzsteuer-ID von dir und des Rechnungsempfängers angegeben werden.
• Auf der Rechnung muss stehen, dass du das Reverse-Charge-Verfahren anwendest.

Eine Formulierung könnte so lauten:

Die Steuerschuldnerschaft geht auf Sie als Leistungsempfänger über (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers / Reverse-Charge-Verfahren / XXXX ) – Art. 196 MwStSystRL.

XXXX = Du musst auch unbedingt die Formulierung “Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” in der Sprache des Leistungsempfängers einfügen. Auf Estnisch heißt es zum Beispiel “pöördmaksustamine“. Eine Übersicht der Übersetzung stellt die IHK Stuttgart zur Verfügung.

Rechnung für Adsense- / Amazon-Partnerprogramm-Einnahmen erstellen

Der Klassiker unter Selbständigen, die Geld im Internet verdienen ist, dass Amazon oder Googles Adsense einfach Geld überweisen. Das ist zwar erst einmal geil, ist in unserem bürokratischen System aber so nicht vorgesehen. Deshalb musst du pro Forma eine Rechnung fürs Finanzamt und theoretisch auch für Amazon/Google ausstellen. Weil du jedoch nicht weißt, wann das Geld und wie viel überwiesen wird, kannst du nicht vorher eine Rechnung ausstellen. Deshalb musst du in der Rechnung vermerken, wann das Geld auf deinem Konto eingegangen ist.

Da die beiden Großkonzerne in Irland beziehungsweise Luxemburg hocken musst du auch hier den Hinweis des Reverse-Charge-Verfahren und deren Umsatzsteuer-ID angeben.

• Die USt-ID von Google lautet: IE 63 88047V – Die USt-Id von Amazon lautet: LU 26375245

Wie du siehst, habe ich alle wichtigen Änderungen markiert. Wenn du dich fragst, warum der Passus “Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” nicht auf irisch übersetzt ist, liegt das daran, dass in Irland auch englisch eine Amtssprache ist und deshalb “Reverse-Charge” langt.

Genauso müsste auch die Rechnung an Amazon lauten, wenn du Einnahmen durch das Amazon-Partnerprogramm verzeichnest. Natürlich mit der USt-ID von Amazon und deren Adresse (Amazon Europe Core SARL, Société à responsabilité limitée, 5 Rue Plaetis, L-2338 Luxembourg). Praktischerweise ist in Luxemburg einer der Amtssprachen Deutsch.

Reverse-Charge / Adsense / Amazon-Partnerprogramm Rechnung Word-Vorlage:

=> Hier kannst du die Rechnungsvorlage mit dem Adsense-Beispiel herunterladen

Auslandsrechnung im B2C Bereich

Im Privatbereich (Business to Customer) kann ich leider keine großartigen Erfahrungen teilen. Wenn du Dienstleistungen oder nicht-digitale-Güter verkaufst, kannst du bis zu einem gewissen Schwellenwert den deutschen Umsatzsteuersatz auszeichnen und hier abführen. Die Schwellen der einzelnen Länder kannst du bei der europäischen Kommission nachlesen.

Wenn du über den Schwellenwert gerätst oder digitale Produkte an Costumer verkaufst, musst du die Umsatzsteuer in dem jeweiligen Land abführen und auch in deiner Rechnung auszeichnen. Schlimmstenfalls musst du dann für X-Länder Umsatzsteuervoranmeldungen ausstellen. In der EU ist das vereinfacht mit der KEA (Kleine Einzige Anlaufstelle) geregelt. Hier kannst du die Umsatzsteuereinnahen vereinfacht übertragen. Wie das funktioniert kannst du auf der offiziellen Seite nachlesen. Aufgrund diesen Wirrwarrs versuche ich B2C-Auslandsaufträge zu vermeiden bzw. dies meinem Steuerberater zu überlassen.

Ich hoffe, ich konnte euch bei dem Thema Rechnungsstellung für Selbständige weiterhelfen. Sollte mir irgendwo ein Fehler unterlaufen sein oder sich ein Gesetz geändert haben, freue ich mich über einen sachlichen Hinweis.

Ich freue mich von dir zu hören!

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