Plötzlich Chef – Personal einstellen und verwalten

Von | 18. Mai 2021
Auf einer Tafel steht "We're hiring" - Wir stellen ein
Bild: geralt / pixabay.de

(Werbung) Zwar ist der Schritt in die Selbständigkeit ein Großer, doch den noch größeren Schritt in der Selbständigkeit empfinde ich, wenn man sich entscheidet, Personal einzustellen.

Ich muss dazu sagen, dass ich noch keine eigene Vollzeitstelle geschaffen habe, aber genug Erfahrung durch andere Selbständige und eigenen Werkstudentinnen und Studenten gesammelt habe, um mir eine Einschätzung zuzutrauen. Die muss nicht endgültig richtig sein, bei der ersten Einstellung von Personal sollte man sich sowieso breit informieren.

Der Umsatz & das Unternehmenswachstum

Die meisten Selbständigen zahlen sich keinen Lohn aus, sondern leben von ihren Gewinnen. Auch wenn man sich Lohn auszahlt, muss man zwangsläufig Gewinn machen, das Problem bleibt also ähnlich, egal, ob man eine Einzelfirma oder eine Kapitalgesellschaft ist.

Läuft es einmal ganz schlecht in meinem Business, stehe ich selbst dafür gerade. Überziehe meine Kreditkarte, kaufe nicht mehr Bio-Lebensmittel ein, schränke meinen Luxus ein, gehe Plasma-Spenden, um mir den Einkauf leisten zu können oder frage bei Freunden und Familie um Unterstützung.

Wenn man aber eine weitere Person beschäftigt, vielleicht noch vollbeschäftigt, geht das fast nicht mehr, weil die Beträge so hoch sind, dass Plasma-Spenden eben nicht reicht und andere Einsparungen auch wenig helfen.

Deshalb ist es fast unmöglich den richtigen Zeitpunkt zu finden für die erste Vollzeitstelle. Entweder man geht schon in Aufträgen unter, hat dann zwar Budget ohne Ende, aber überhaupt keine Zeit jemanden einzuarbeiten. Oder man ist noch in der Wachstumsphase und könnte zwar das erste Personal gebrauchen, könnte es aber nur zu 50 % finanzieren.

Idealerweise findet man hier Arbeitssuchende, die zwar bereit wären Vollzeit zu arbeiten, aber erst einmal mit einer Halbtagsstelle zufrieden wären. Zurzeit ist meine Überlegung allerdings eine Ausbildungsstelle zu vergeben und in den drei Jahren Ausbildung so zu “wachsen”, dass ich mir eine Übernahme nach der Ausbildung leisten kann.

Wie Du siehst, viele Wege führen nach Rom und es wird nicht den perfekten Weg geben. Man muss immer einen individuellen Weg für sich finden.

Für Zuarbeit langen vielleicht auch Praktikanten, Werkstudenten, Mini-Jobber oder 450-Euro-Angestellte (m/w/d). Dazu habe ich mir aber in einem anderen Blogartikel Gedanken gemacht.

Auf einmal Personalverantwortung

Ich war jetzt schon für knapp 30 Personen der “Chef”. Ich bin eher der Kumpel-Typ, das bringt viele Vorteile mit sich. Meistens haben die Menschen, die für mich, mit mir arbeiten eine ziemliche Nibelungentreue aufgrund des guten Verhältnisses.

Allerdings hat dieser Führungsstil auch Nachteile, vor allem wenn man sich auf persönlicher Ebene verletzt hat, ist das schwieriger zu reparieren, als wenn man sich distanzierter zueinander verhält. Ich denke, man muss für sich selbst einen Führungsstil suchen, der zum eigenen Business und zum eigenen Charakter passt.

Auch wenn es sich vielleicht ein bisschen überheblich anhört, aber als ich selbst Ferienarbeiter war, habe ich auch relativ schnell eine Führungsrolle dort eingenommen. Das war ein verarbeitender Industriebetrieb und da habe ich auch ein bisschen eine andere Ansprache und einen anderen Umgang mit meinem Team gepflegt als jetzt im IT-Beruf, wo es nicht um Stückzahlen geht.

Zusätzlich empfinde ich den Druck auf einmal finanziell für andere Menschen verantwortlich zu sein als sehr hoch. Das ist genau das, was ich oben schon beschrieben habe, jetzt aber noch einmal explizit darauf hinweisen möchte: Man kann nicht einfach sein Personal nicht bezahlen, das zerstört jegliches Verhältnis. Und ich war schon öfters in der Situation, dass es finanziell so knapp wurde, dass ich selbst die überschaubaren Kosten für meine studentischen Kräfte nicht auf dem Konto hatte. Doch ich habe lieber selbst gehungert, als den Lohn nicht zu zahlen. Vielleicht auch mal ein paar Tage später. Doch ich denke, das hat auch den positiven Effekt, den ich oben beschrieben habe. Die Nibelungentreue beruht auf gegenseitigen Respekt und die Gewissheit, sich aufeinander verlassen zu können, egal sie die Situation gerade ist.

Menschen klatschen sich mit geballter Faust ab, um Teamfähigkeit zu symbolisieren.
Bild: StockSnap / pixabay.de

Aber eins muss auch klar sein. Als Selbständiger, vor allem in der Anfangsphase kann ich mir auch keine falsche Personalentscheidung leisten, da es einen enormen Anteil an meinen Umsatz bedeutet. Stelle ich mir böse gesagt eine Flachpfeife ein, die ich so schnell nicht mehr losbekomme, bedroht das auch ganz schnell meine eigene Existenz. Zwar sind die Kündigungsvorschriften bei Kleinstunternehmen nicht so streng, wie bei mittleren und größeren Unternehmen, trotzdem kann eine falsche Personalentscheidung verheerende finanzielle Folgen haben. Vor allem sollte es auch noch zu Rechtsstreitigkeiten kommen.

Wie verwaltet man Personal?

Ich bin ja ein Fan davon, am Anfang alles selbst zu machen. Vor allem auch für den Lerneffekt. Ich habe die ersten drei Jahre meine Steuern selbst gemacht und meine Umsatzsteuer selbst abgeführt. Aber mit Personalanmeldung, Lohnsteuer mit Elster beim Finanzamt abführen, das Personal bei der Krankenkasse oder der Berufsgenossenschaft anmelden, da habe ich keine eigenen Erfahrungen zu. Also kann ich nur sagen, dass man es machen muss und du dir da andere Quellen suchen musst, wenn du es selbst machen möchtest.

Für mich macht das die Steuerberatung, das kostet circa 25 € pro Mitarbeiter*in. Bei meiner ersten Personaleinstellung wurde ich schon steuerlich beraten, weshalb selbst machen irgendwie keine Option mehr war.

Personalverwaltung selbst mache ich noch ziemlich unprofessionell über ein geschütztes Ordnersystem, weil es bei mir bis jetzt immer nur eine bezahlte Stelle maximal gleichzeitig gibt. Außerdem bin ich noch zu geizig für eine Software-Lizenz. Wenn ich aber größer wäre, so ab drei bis fünf Stellen, würde ich mir schon eine HR-Software von Haufe zulegen.

Denn was mit wenig Personal einfach zu managen ist, kann mit viel Personal dann doch brutal nervig sein und ohne Automatisierung geht man mal wieder in Bürokratie unter. So ist es beispielsweise sinnvoll in gewissen Abständen bei studentischen Kräften abzufragen, ob sie noch wo anders arbeiten, damit die Steuervorteile nicht unrechtens sind.

Arbeitszeugnisse müssen ausgestellt, DSGVO-Einweisungen dokumentiert oder Stunden penibel mitgeschrieben werden. Das muss man als Chef auch überprüfen und gegebenenfalls einfordern in einer angemessenen Zeit. Kommt eine Firmenprüfung und man hat beispielsweise die Stundenübersicht schon monatelang vergessen, kann es zu empfindlichen Strafen kommen. Dies kann man sich dank einer Personalverwaltungssoftware mit Automatisierungsprozessen ersparen.

Fazit

Ich hoffe, ich konnte dir einen kleinen Einblick in meine Gedankenwelt rund um die erste Personalentscheidung geben. Wie mit der Selbständigkeit, muss man auch hier irgendwann einfach ins kalte Wasser springen. Wenn man die von mir benannten Punkte zumindest vorher schon einmal durchdacht hat, dann geht man zumindest nicht unter denke ich. Das vorankommen lernt man dann Tag für Tag.

Der Umgang mit Menschen ist immer anders und bedeutet tägliches Lernen und an sich selbst reflektiert arbeiten. Dann klappt das schon. Und wenn du in die Selbständigkeit gegangen bist, um eben alleine zu arbeiten, weil du nicht der Typus Chef*in bist, dann ist das auch in Ordnung.


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