Welche Kosten kommen in der Selbständigkeit auf mich zu?

Ich habe mich nach meinem Studium bekanntlich relativ naiv plötzlich selbständig gemacht. Da ich währenddessen locker mit meinem Werksstudentengehalt und einem kleinen elterlichen Obolus klargekommen bin, dachte ich, dass ich mit 1.000 € im Monat locker um die Runden kommen würde. Da habe ich allerdings die Kosten, die mit der Selbständigkeit einhergehen, gehörig unterschätzt. Auch heute bin ich immer wieder über Kostenpunkte überrascht, die ich bis dahin noch nicht auf dem Schirm hatte.

Mit diesem Beitrag möchte ich dir einen persönlichen Ratgeber an die Hand geben, welche Ausgaben du in deiner Liquiditätsplanung berücksichtigen solltest.

Gründungskosten

Normalerweise startet man als Einzelfirma in seine (Solo-)Selbständigkeit. Dafür fallen erst einmal nur die Kosten für die Gewerbeanmeldung an. In meinem Beitrag “Gewerbeanmeldung für Blogger” habe ich das für Blogger näher beleuchtet. Das Meiste aus dem Beitrag gilt aber auch für jeden anderen Neuunternehmer.

Je nachdem in welcher Region du wohnst, kostet die Gewerbeanmeldung zwischen 15 und 65 Euro. In Österreich können sich die Kosten sogar auf über 100 € belaufen.

Solltest du eine andere Rechtsform wählen, kommen noch Notarkosten hinzu. Diese sind einheitlich geregelt und belaufen sich bei einem Stammkapital von 25.000 € auf 375 € bis 384 €. Dazu kommt die Übermittlungsgebühr für den Handelsregistereintrag von 62,50 €. Diese Kosten sind netto, das heißt du musst die Mehrwertsteuer noch hinzuaddieren.

Jedoch gibt es noch relativ sinnvolle Zusatzleistungen des Notars (Überwachung der Stammkapitaleinzahlung / Entwurf der Gesellschafterliste usw.), die sich auf rund 300 € belaufen. Somit kann man für die Gründung einer Kapitalgesellschaft schon mit rund 900 € Notargebühren brutto rechnen.

Bürokosten

Auch wenn du dir kein Büro anmietest und im Homeoffice arbeitest oder gar ganz hip im Café, fallen trotzdem die ein oder anderen Kosten an.

Briefmarken, Strom, Papier, Stempel, Stifte, Kleber, Tacker oder Notizbücher sind nur die kleinsten Kostenträger. Das hört sich nun so an, als hätte man das Meiste davon sowieso im Haushalt. Dennoch darfst du nicht unterschätzen, dass die Qualität und die Verfügbarkeit dieses Bürozubehörs eine andere sein sollte als in deinem Privathaushalt. Was dir als privater Mensch völlig egal ist, nervt dich in deinem beruflichen Alltag erheblich. Wenn du dir beispielsweise viele Sachen notierst, ist der Kugelschreiber für 99 Cent eben ungeeignet. Dadurch summieren sich die Kosten auf. Vor allem weil man nicht knausern sollte bei der Beschaffung.

Nur als kleines Beispiel: Wenn du aus Kostengründen nur ein Päckchen Kopierpapier für 19,99 € kaufst und nicht gleich drei oder vier, dann musst du womöglich in drei Monaten wieder bestellen. Oder schlimmer noch: es geht dir aus, weil du nicht daran gedacht hast es nachzubestellen und du ärgerst dich unnötig. Mal abgesehen davon, dass so etwas an deinen Nerven zerrt, kostet es vor allem Zeit. Meist bleibt es nicht bei der Bestellung, die lediglich fünf Minuten dauert. Sondern man lässt sich ablenken und surft dann noch weiter auf der Bestellseite herum. Schlimmstenfalls ist man, wenn das Paket kommt, nicht daheim und man muss es bei der Post abholen. Wenn die Bestellung dadurch im Schnitt 20 Minuten dauert, kostet dich das nicht nur die paar Euros für das Papier sondern bei einem Stundenlohn von 80 € auch noch 26,66 € Umsatzeinbußen.

Ich denke für Verbrauchsgüter im Büro kann man gut und gerne 50 € im Monat veranschlagen. Ohne Telefonie, Internet und Smartphone-Kosten. Wenn man diese nicht “sowieso” hat, sind das locker noch einmal 60 – 100 € je nach Tarif im Monat.

Wenn du dich entscheidest ein Büro anzumieten, dann kommt natürlich noch die jeweilige Miete hinzu. Ich sag einmal, dass hier unter 350 € im Monat schwer etwas zu machen ist.

Inventarkosten

Und dann steht noch kein Inventar um dein Schreibtisch herum. Die Anschaffungskosten für Telefon, Drucker, Monitore, PCs, Scanner, Laptops, Festplatten, Kameras, Tische, Lampen oder Schränke sollten nicht unterschätzt werden. Vielleicht wirst du einiges davon schon besitzen. Jedoch wirst du schnell feststellen, das dir vieles beim professionellen Arbeiten nicht mehr gut genug sein wird. Vor meiner Selbständigkeit habe ich vier Jahre kein Festnetztelefon in der Hand gehabt. Das Handy langt ja auch. Jetzt stehen zwei Telefone auf meinem Schreibtisch. Oder aber: ich habe ungefähr alle fünf Jahre einmal eine neue Tastatur gebraucht. Jetzt benötige ich jedes Mal eine neue, wenn nur eine wichtige Taste klemmt. Wenn du mit deinem Equipment Geld verdienen musst, hast du einen komplett anderen Blick darauf, als wenn du das nur aus Spaß an der Freude betreibst. Und das solltest du auch.

Auch wenn du zu Beginn mit deinem bestehendem Equipment in deine Selbständigkeit startest, würde ich trotzdem versuchen mindesten 1.000 – 1.500 € im Jahr dafür einzukalkulieren. Die Summe nach oben ist hier weit offen.

Reise- & Veranstaltungskosten

Sogar als Stubenhocker wirst du nicht umhinkommen zu der ein oder anderen Veranstaltung oder Messe zu fahren. Bestenfalls zu einem (bezahlten) Kundentermin. Selbst mit dem eigenen Auto fallen dafür kurzfristige Kosten wie Benzin an. Von den indirekten Kosten wie Abnutzung sieht man zwar nichts, trotzdem schlagen diese selbstverständlich ebenfalls zu Buche. Wenn du nicht mit dem Auto anreist, dann fallen alternative Kosten an: Zugticket, Flugticket, der Kaffee im Abteil und was man sonst noch so benötigt.

Vor Ort brauchst du ein Zimmer im Hotel, die Messetickets, Taxifahrten und ebenfalls Essen und Trinken. Auch das läppert sich.

Software- und Lizenzen

Obwohl ich ein großer Fan von Freeware- und Open-Source-Programmen bin, komme selbst ich nicht um einige Lizenzkosten herum. Meine AGB für meine WordPress-Schulungen kosten mich zum Beispiel 15 € im Monat.

DATEV, welches mein Steuerberater voraussetzt, kostet knapp 20 € im Monat. Zusätzliche Windows Lizenzen um Sachen auszutesten kommen hinzu. Um Microsoft Office kommt man meist auch nicht herum. Der ein oder andere wird noch Photoshop oder ein gutes Video-Schnitt-Programm benötigen. Die sind beide nicht sehr günstig, das kann schon in die Hunderte gehen. Um Kundenanfragen zu managen macht für viele Selbständige ein CRM-System Sinn. Das schlägt meist mit 20 € im Monat pro Benutzer zu Buche.

Kommen viele Einzelrechnungen zusammen, und es wäre zu aufwendig die Rechnungen selbst zu erstellen, benötigt man auch hier noch eine professionelle Lösung. Je nach Anbieter beläuft sich das auf 10 – 100 Euro im Monat.

Wer sich um seine Datensicherung nicht kümmern möchte, wird vielleicht auf eine Cloud-Lösung zurückgreifen. Da wird man als Unternehmer vor allem wegen den strengen Datenschutzgesetzen einen vernünftigen Anbieter wählen müssen, der sich dieses Plus an Sicherheit freilich bezahlen lässt. Kostenpunkt rund 20 € im Monat.

Auch beim Punkt der Software- und Lizenzkosten ist es gut möglich, dass du das Meiste am Anfang schon besitzt und diese Aufwendungen erst nach und nach steigen werden. Trotzdem würde ich den Bedarf zu Beginn auf 20 bis 100 Euro im Monat schätzen. Je spezialisierter und umsatzstärker dein Business ist und wird, desto mehr steigt dieser Kostenpunkt.

Marketingkosten

Marketing ist ein wesentlicher Bestandteil deines Erfolgs als selbständiger Unternehmer. Dieser Punkt wird von vielen unterschätzt. Auch mir passiert das immer wieder. Nicht nur Werbeanzeigen und Präsenz in deinem Themengebiet sind wichtig, sondern auch ein ordentliches Erscheinungsbild. Wenn du das nicht selbst erstellen kannst, (Stichwort Corporade Identity) solltest du dir hier Hilfe holen.

Beim Marketing wird am öftesten gespart. Das ist auch irgendwie verständlich. Wenn überall Finanzlöcher aufgehen und man gar nicht mehr weiß, wie man sie stopfen soll, gibt man als allerletztes Geld für irgendwelche Anzeigen aus. Vor allem weil der Erfolg nicht gleich nach dem ersten Euro kommt und man dann wie vor einer Slot-Maschine vor seinen Werbestatistiken sitzt und hofft, dass der Jackpot endlich fällt.

Jedoch wäre es klug diesen Posten, wenn es nur irgendwie geht, gleich einzuplanen. Dein unternehmerisches Leben wird dadurch vermutlich sehr viel einfacher. Wenn du allerdings kein Geld dafür ausgeben möchtest oder kannst, solltest du vor allem (viel) Zeit einplanen. In diesem Fall musst du dich umso mehr selbst um deine Sichtbarkeit kümmern. Sei es wie ich, mit dem Bloggen oder durch gezieltes Networken. Am Besten du betreibst beides. Auf jeden Fall musst du sichtbar bleiben. Alles andere wäre dein Untergang.

Kosten fürs Marketing: 0 – 500 € im Monat (nach oben offen).

Webauftritt

Einen Webauftritt braucht heutzutage jeder. Egal ob traditionelle Unternehmen wie Handwerker, Einzelhändler oder IT-Dienstleister. Wer online nicht zu finden ist, ist meistens auch offline nicht auffindbar. Außer du übernimmst irgend etwas alteingesessenes oder erkaufst die Sichtbarkeit durch sehr teure Mieten auf belebten Plätzen. Das ist zweifellos die große Ausnahme.

Als (WordPress-)Entwickler rate ich natürlich davon ab, irgendwelche Homepages über den Wix, Joomla oder 1&1 Baukasten zusammenzuklicken. Die Zeit um diese Baukasten zu verstehen, verwendest du lieber um zu lernen, wie du dir WordPress auf deinem Webspace installierst.

Dazu noch ein Design für 39 – 100 € und du bist weiter als du mit dem Baukastenzeugs je sein wirst. Ein weiterer Vorteil ist, dass du später in deiner Selbständigkeit viel flexibler bist. Dir werden ziemlich sicher im Laufe der Zeit tausende Ideen für deinen Webauftritt einfallen, die du dann alle nicht mit dem Baukasten umsetzen kannst.

Wenn du mit Technik überhaupt nichts anfangen kannst, bleibt dir nichts anderes übrig als dir eine gute Homepage erstellen zu lassen. Hier belaufen sich die Kosten vermutlich auf 800 – 3.500 Euro. Dazu kontaktierst du deine Lieblingsagentur in deiner Stadt oder rufst einfach mich an 🙂. Es wird Leute (Studenten) geben, die dir das vielleicht für 150 – 300 € anbieten. Das kann eigentlich nicht funktionieren ohne dass du dich ärgern und das Geld versenken wirst. Glaube mir, in diesem Punkt habe ich mir schon sehr viel Leid anhören müssen.

Wer an den Kosten spart, muss irgendwo anders Einbusen hinnehmen.

Der Webspace wird in der Regel rund 5 € im Monat kosten. Außer es macht aus irgendeinem Grund Sinn, dass du dir einen Server anschaffst. Dann belaufen sich die Servergebühren auf 40 – 150 €.

Versicherungen

Du wirst um verschiedene Versicherungen nicht herumkommen. Welche das genau sind hängt von deinem Tätigkeitsbereich ab. Ich empfehle zumindest eine Vermögenshaftpflicht-, eine Privathaftpflicht- und eine Berufsunfähigkeitsversicherung. Mich kosten diese drei Versicherungen rund 1.480 € im Jahr. Also circa 123 € im Monat.

Darüber hinaus bist du verpflichtet dich auch als Selbständiger krankenzuversichern. Der Mindestbeitrag beträgt derzeit 270 € (Härtefall), beziehungsweise 412,78 € (normal) monatlich.

Steuerberater

Bevor ich mich hauptberuflich selbständig gemacht habe, hatte ich neben meinem Studium schon drei Jahre ein Gewerbe für unseren Gaming-Weblog angemeldet gehabt. Mit diesem haben wir sogar Umsatzsteuer abgeführt. Es war absolut kein Problem das mit dem ELSTER-Tool, welches einem vom Finanzamt zur Verfügung gestellt wird, zu bewerkstelligen. Jeder der sich das zutraut, die Zeit dafür aufwenden kann und keine größeren komplexen Geschäfte macht, würde ich empfehlen den Steuerberater nur beratend zu kontaktieren.

Wenn es komplizierter und zeitaufwändiger wird das alles selbst zu machen, dann lohnt sich ein Steuerberater hingegen schon. Wenn du kein sehr großes Rechnungsaufkommen hast, kostet die monatliche Buchhaltung inklusive Umsatzsteuervoranmeldung rund 80 bis 100 €.

Am Ende des Jahres werden dann noch einmal Kosten für deine (private) Einkommenssteuer und für deinen Jahresabschluss / Bilanz fällig. Das ist in der Regel ein gewisser Prozentsatz von deinem Gewinn.

Kammerbeiträge

Sobald du ein Gewerbe anmeldest wirst du je nach Branche Pflichtmitglied in einer Kammer. Im handwerklichen Bereich in der Handwerkskammer, als Landwirt in der Landwirtschaftskammer und der Rest landet in der Industrie- und Handelskammer (IHK). In den freien Berufen gibt es hingegen 16 unterschiedliche Kammern.

Zu Beginn halten sich diese jährlichen Kosten noch in Grenzen. Ich kann jedoch nur für die IHK in Regensburg sprechen. Als Existenzgründer ist man die ersten zwei Jahre von den Fixbeiträgen befreit, wenn der Gewinn 25.000 € nicht übersteigt.

Später zahlt man bis 5.200 Euro Umsatz keinen Beitrag. Bis 24.600 € Umsatz muss man 25 € berappen und darüber bis 100.000 € schlagen 45 € im Jahr zu Buche. Wenn dein Unternehmen mehr Umsatz macht steigen auch die pauschalen Kosten.

Außerdem kommt noch ein prozentualer Beitrag, der sich nach deinem Gewinn bemisst, obendrauf. Von diesem ist dein Gewerbe jedoch die ersten vier Jahre nach der Gründung befreit.

Sonstige Kosten

Wie ich eingangs schon geschrieben habe, werden viele Kosten auf dich zukommen, von denen du anfangs nichts geahnt hast oder dir gar nicht bewusst sind. Deshalb möchte ich auf meine obige Aufzählungen gar kein Recht auf Vollständigkeit anmelden. Du darfst mich gerne in den Kommentaren ergänzen oder verbessern.

Ein Beispiel für sonstige Kosten habe ich aber dann doch auf Lager: Eine unerwartete Abmahnung flattert ins Haus und du musst sie zahlen oder zumindest abwehren. Selbst mit Versicherung bleibt dir ein Selbstbehalt von meist 500 €. Das kann in schlechten Monaten schon einmal ärgerlich werden.

Einen weiteren wichtigen Kostenpunkt habe ich gar nicht behandelt: Die Altersvorsorge. Weil sich darum frische Unternehmer erst einmal keine Gedanken machen (können).

Und dann sind die privaten Fälle noch gar nicht einkalkuliert: Kaputtes Auto, defekte Waschmaschine usw. Das Leben ist doch irgendwie teuer 🙂

Monatliche Kosten im Überblick

Es wird dir vielleicht gelingen, die ersten Monate deiner Selbständigkeit mit so gut wie keinen Kosten auszukommen. Das Inventar ist schon vorhanden und du setzt nur Open-Source-Lösungen ein. Das ist mehr als nur legitim. Jedoch wirst du mit der Zeit merken, dass du mit diesem Vorgehen nicht zentimeterweise sondern millimeterweise vorankommst. Das heißt nicht, dass du das Geld mit beiden Händen herausschmeißen sollst. Sondern nur, dass du Investitionsentscheidungen intelligent treffen sollst. Aber die Entscheidungen bitte nicht so zerdenken, dass du für jeden Euro, den du ausgibst, dir stundenlang den Kopf zerbrichst. Es ist wie in vielen Lebenssituationen eine Frage der Balance.

Ich versuche nachfolgen die monatlichen (Fix-)Kosten in einer Tabelle darzustellen. Das sind natürlich nur Schätzungen und sollen dir nur als Hausnummer dienen um überhaupt einmal ein Gespür für die möglichen Aufwendungen zu erhalten.

Geschätzte monatliche Kosten in der Selbständigkeit

Wie du siehst liegt der Finanzbedarf als Selbständiger bei einer sehr konservativen Schätzung schon bei rund 400 Euro im Monat. Die Realität liegt wohl wie immer irgendwo dazwischen.

Ich will dir aber dein Vorhaben auf keinen Fall madig machen. Obwohl ich in meinen Arbeitsnachweisen gerne über Geld jammere bin ich bis heute nicht verhungert. Und das wirst du auch nicht, wenn du in irgendeinem Bereich was drauf hast und widerstandsfähig bist.

Ich freue mich von dir zu hören!

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