Der perfekte Arbeitsplatz – effektiv arbeiten

(Werbung) Wer meinen Blog verfolgt weiß, dass ich immer auf der Suche bin um meine Effizienz zu steigern. Nichts hasse ich so sehr, wie ineffektives Arbeiten. Lieber prokrastiniere ich herum, als dass ich beispielsweise etwas doppelt anfassen muss oder in meinen Augen sinnlose Arbeiten verrichte.

Ich habe schon einiges ausprobiert: Listen führen, Mindmaps, Organigramme, Strukturdiagramme und und und. Das sind alles tolle Dinge um sich kurzfristig einen Überblick zu verschaffen und Ordnung in das Aufgabenchaos zu bringen. Doch langfristig habe ich noch keine dieser Methoden durchgestanden.

Bisher haben mich neben automatisieren von Arbeitsschritten, Delegieren von Aufgaben nur zwei kleine Dinge in meinem Alltag als Selbständiger effektiv weitergebracht. Das eine war der Tipp, alle Aufgaben, die nicht länger als drei Minuten dauern sofort zu erledigen und ein Ordnungssystem am Arbeitsplatz einzuführen.

Das ideale Ordnungssystem am Arbeitsplatz

Auch wenn ich versuche darauf zu achten, dass die Gemeinschaftsflächen in meinem Büro immer halbwegs ordentlich sind, bin ich im Privaten und wohl auch am Schreibtisch eher der chaotische Typ.

Es hilft zwar, dass alle zwei Wochen die Putzkraft vorbeischaut und meinen Arbeitsbereich wieder halbwegs vorzeigbar zurücklässt, allerdings gibt es eine Sache, die sie nicht erledigen kann: die Zettelwirtschaft.

Obwohl wir eigentlich im digitalen Zeitalter leben, ist es erstaunlich, wie viel Post man als Selbständiger, vor allem wenn man Mitarbeiter beschäftigt, erhält. Lohnsteuerbescheid, IHK, Berufsgenossenschaft, Krankenversicherung, Werbung. Die Liste ist endlos.

Da diese Aufgaben meist nicht in drei Minuten erledigt sind, türmen sie sich vor einem auf. Wenn die noch zu erledigen Aufgaben sich stapeln, tritt nach und nach eine Blockadehaltung ein, weil man sich denkt, es ist ja noch so viel zu tun, was eigentlich gar kein Geld bringt.

Um das zu lösen, habe ich im Buch Simplyfy your life eine gute Herangehensweise gelernt.

Die Briefe und deine Aufgabennotizen werden auf drei Stapel verteilt. Den ersten Stapel bearbeitest du einmal in der Woche zu einem bestimmten Zeitpunkt, den du fest in den jeweiligen Tag einplanst. Den zweiten Stapel bearbeitest du monatlich (ebenfalls ideal für wiederkehrende monatliche Aufgaben).

Den letzten Stapel bearbeitest du, wenn du dazu kommst. Solltest du den letzten Stapel zwei bis drei Monate nicht angefasst haben, schmeißt du ihn ungelesen in den Müll. Denn dann waren keine Aufgaben dabei, die wichtig waren, sonst wären sie schon eskaliert und auf dem ersten Stapel gelandet.

Damit die Stapel nicht auf dem Arbeitsplatz herumliegen, eignen sich Ablagesysteme hervorragend, um Ordnung zu schaffen. Je nach Geschmack können das Sortierablagen, Schübe, Schränke oder Briefablagen sein

Effektiv arbeiten durch einen gesunden Arbeitsplatz

Da ich mich ja relativ früh selbständig gemacht habe, gab es eine Sache, die ich ein wenig unterschätzt habe: Gesundheit.

Heute mit meinen 31 Lenzen merke ich erst, was das ewige Sitzen mit dem Körper anstellt. Zwar habe ich mir schon einen relativ teuren und ergonomischen Bürostuhl gekauft, trotzdem sitze ich oft wie Quasimodo drin.

Außerdem kommen abwechslungsreiche Sitzpositionen in meinen teilweise 14 Stunden-Tage viel zu kurz. Die Folge sind extreme Rückenschmerzen, die mich teilweise tagelang nur noch im Notmodus agieren lassen. Um diese Schmerzen zu tilgen, muss ich wieder Rückentraining machen. Dadurch geht viel Zeit verloren, vor allem auch für Sport, der mir mehr Spaß machen würde. Ein Teufelskreis.

Mit der richtigen Büroausstattung und mehr Disziplin bei der Anwendung dieser Ausstattung könnte man noch viel für die Gesundheit tun.

Dabei helfen könnten zum Beispiel höhenverstellbare Tische, verstellbare Monitorhalterungen und Sitzbälle, auf denen man Abwechslung zum Bürostuhl hereinbringen könnte.

Wenn du als Selbständiger gesund bist, arbeitest du nicht nur effektiver, sondern verminderst auch Ausfälle! Das bringt dir bares Geld oder mehr Freizeit!

Freiberufler sind im Jahr durchschnittlich 12 Tage krank. Bei 60 %iger Auslastung, einem 8-Stunden-Tag und 60 € Stundenlohn sind das 3.456 € Umsatzeinbusen!

Ich selbst bin bei so Ausgaben wie der Büroausstattung relativ sparsam. Wenn man sich allerdings diesen Fakt vor Augen hält, ist die Investition in einen richtigen Tisch, Stuhl oder was auch immer, von einigen hundert Euros, doch gar nicht mehr so tragisch!

Ich freue mich von dir zu hören!

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