Warum du in deiner Selbständigkeit mehr automatisieren solltest

By | 26. Juni 2018

Der Alltag als Selbständiger ist oftmals geprägt von ziemlich langweiligen Tätigkeiten, die im schlimmsten Fall gar kein Geld bringen oder nur indirekt zum Erfolg beitragen. Sei es E-Mails checken, Rechnungen schreiben und den Geldeingang überprüfen oder Kundenakquise zu betreiben. Bei vielen dieser Tätigkeiten sind oftmals die immer gleichen Schritte notwendig. Da diese aber so trivial sind, führt man sie schon fast automatisch aus. Das kostet zwar Zeit, durch ihre Einfachheit denkt man jedoch gar nicht daran, diese Aufgaben zu automatisieren.

Doch das ist ein Trugschluss. Hat man einmal eine automatische Routine entwickelt, profitiert man im besten Fall sein ganzes Leben davon. Oder zumindest ein ganzes Projekt lang. Ich muss mich jedoch beim Thema Automatisierung auch an die eigene Nase fassen. Obwohl ich als Entwickler wohl mit das beste Werkzeug an der Hand habe, um gewisse Prozesse zu automatisieren, zögere ich diese Optimierung immer heraus. Meist so lange, bis es mir derart auf die Nerven geht, dass ich gar nicht mehr anders kann. Hätte ich von Anfang an den Prozess vernünftig aufgesetzt, wäre es nie zu dieser Eskalationsstufe gekommen. Darüber hinaus hätte ich länger von der Automatisierung profitiert.

Hohe Zeitinvestition zahlt sich langfristig aus

Das liegt wohl am generellen Denkfehler, dass man am Anfang eines Projektes zügig Ergebnisse sehen möchte. Deshalb möchte man keine Zeit verschwenden, um erst einmal Automatisierungen zu erstellen. Bei mir ist der Klassiker in der Entwicklung, dass ich zu bequem bin mein Programmierprogramm mit meinem Webserver zu verbinden. Weshalb ich Änderungen im Code umständlich mittels Drag & Drop auf den Server schiebe. Das dauert zwar nur fünf Sekunden, jedoch mache ich diesen Task im Laufe des Tages sehr häufig.

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Companisto

Und das, obwohl das Einrichten dieser einfachen Methode, welche die Änderungen automatisch überträgt, vielleicht zehn Minuten dauert. Höchstens. Das wären 600 Sekunden Einrichtungszeit. Bei fünf Sekunden Ersparnis hätte sich meine Automatisierung schon nach 120 Transfers gelohnt. Ich schätze, dass das nach drei Tagen der Fall wäre. Und trotz dieser sehr einfach nachzuvollziehenden Rechnung, schaffe ich es nicht, konsequent diesen Automatismus bei einem Projektstart zu integrieren.

Wann zahlt sich automatisieren aus?

Der Grund für meinen Blogeintrag war ursprünglich folgende Grafik eines Comic-Zeichners:

Eine Tabelle die aufzeigt, wie lange man an einer Automatisierungsmethode arbeiten kann, bevor es Zeitverschwendung wird

Bildquelle: Randall Munroe / xkcd .com / CC BY-NC 2.5

Ob sich eine Automatisierungsmaßnahme lohnt, zeigt die Grafik perfekt auf. In der vertikalen wird angegeben, wie viel Zeit du pro einzelnen Vorgang sparen würdest, wenn du den Vorgang automatisierst. Auf der Horizontalen ist die Anzahl, wie oft du diesen Vorgang ausführst, angegeben. In den jeweiligen Zellen wird dargestellt, wie lange du maximal für die Implementierung der Automatisierung brauchen dürftest, damit deine Maßnahme keine Zeitverschwendung war.

Wenn du also eine Arbeit hast, die du zum Beispiel täglich ausführen musst und die “nur” fünf Minuten dauert, könntest du sechs Tage damit verbringen, diese zu automatisieren. Ich denke mir jedes Monat aufs Neue, dass ich jetzt endlich einmal den Rechnungs- und Mahnungslauf umstellen sollte. Bisher erstelle ich die Rechnungen manuell und einzeln per Hand. Bis vor einiger Zeit war mein Kundenstamm noch so klein, dass diese Aufgabe circa eine Stunde in Anspruch genommen hat. Mittlerweile brauche ich locker einen halben bis einen Tag. Da diese Aufgabe aber nur monatlich stattfindet, ärgere ich mich zwar an dem jeweiligen Tag. Jedoch vergeht der Ärger sehr schnell und man denkt sich “ach, so schlimm war das gar nicht”. Der Drang daraus automatische Prozesse abzuleiten, vergeht also sehr schnell.

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Wenn ich mir nun in die Grafik anschaue und sehe, dass ich mindestens zwei Wochen darauf verwenden könnte, diesen Vorgang zu automatisieren. Und das ohne, dass ich dabei Zeit verlieren würde, dann stimmt mich das doch nachdenklich. Die Umstellung von händisch, zu einer halbwegs vernünftigen Software würde natürlich niemals zwei Wochen dauern. Diese Zeitdifferenz würde ich also in den angegebenen fünf Jahren sparen. Und wie ich schon an anderer Stelle beleuchtet habe, wirkt sich Effektivität mehr auf den Erfolg aus als Fleiß.

Ein weiterer Faktor, den man nicht vernachlässigen sollte ist der Multiplikatoreffekt. Wenn du im Team arbeitest und die Leute die ähnlichen Aufgaben erledigen müssen, die du automatisieren könntest, dann multipliziert sich die Zeitersparnis natürlich mit der Anzahl der Mitarbeiter.

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Nerven sparen ist wichtiger als Zeit zu sparen

Wichtiger als Zeit zu sparen ist in meinem Fall eher, dass ich meine Nerven schone. Es gibt für mich nichts Schlimmeres, als triviale Aufgaben zu erledigen, die mir sinnlos erscheinen (was sie ja meist nicht sind). Ich lasse mich dadurch sehr oft ablenken. Dadurch schleicht sich bei mir das Gefühl ein, dass ich schon etwas geschafft habe. Im Endeffekt habe ich aber nur das Programmierprogramm geöffnet. Wenn diese Routinen automatisiert vonstattengehen, fehlt diese Befriedigung. Dadurch verwende ich die gesparte Zeit um schon einmal die ersten Zeilen zu coden, bevor ich mich wieder belohne. Dadurch habe ich mehr Zeit, Kraft und Nerven um vielleicht doch den ein oder anderen Blogpost mehr zu verfassen. 😉

Automatisierung ist zwar kein Allheilmittel. Kann aber vor allem in stressigen Zeiten unnötigen Ballast von dir nehmen. Im Idealfall arbeitet sie auch noch für dich. Beispielsweise beim automatischen Newsletter-Versand (natürlich DSGVO-Konform).

Dir ist sicherlich im Laufe des Artikels die ein oder andere Idee in den Kopf geschossen, wo sich in deiner Selbständigkeit eine Automatisierung lohnen würde. Vielleicht teilst du sie mir ja in den Kommentaren mit? 🙂

Robert von Plötzlich-Selbständig.de Schwarz/Weiß Bild

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One thought on “Warum du in deiner Selbständigkeit mehr automatisieren solltest

  1. Manuel

    Hallo Robert,

    sehr schöner Artikel und Du hast da Recht, Nerven schonen ist Wichtiger 🙂

    Viele Grüße
    Manuel

    Reply

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